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A diferencia de otros especialistas en administración del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su sitio, insta a la creación de listas de labores concretas para cada contexto, por poner un ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o bien recados que hacer en la urbe. Asimismo sugiere que cualquier nueva labor que pueda ser completada en menos de 2 minutos habría de ser hecha de manera inmediata.


La sicología de GTD se fundamenta en hacer simple el almacenaje, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que precisas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos hallamos en el momento de llenar ciertas labores, vienen dados por una planificación deficiente (p.e., para cualquier trabajo debemos aclarar lo que se debe lograr y qué acciones se deben realizar para llenarlo). Conforme Allen, es más práctico hacerlo meditando anteriormente sobre ello, produciendo una serie de acciones que hacer después, sin precisar regresar a planearlo a lo largo de su realización.


Allen asimismo mantiene que nuestro "sistema de recordatorios interno" (nuestra memoria), es sensiblemente ineficiente y raras veces recordamos de lo que precisamos hacer en el instante y en el sitio en el que podemos hacerlo. Por ende, las "acciones próximas" guardadas conforme el contexto en un "sistema fiable externo" actúan como soporte que nos asegura que lo recordaremos en el instante y sitio convenientes para su realización. Existen muchos consejos y trucos sobre la administración del tiempo detallados en Getting Things Done que pueden sernos útiles para poner en práctica el flujo de trabajo descrito por Allen.


Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything ("Listo para cualquier cosa"):


Los principios esenciales de GTD son los siguientes:


Depositar en "cubos" externos, todo lo que precisemos rememorar, efectuar o bien darle seguimiento. Allen se refiere a los correos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples "cestas" o bien "cubos" de almacenaje. El propósito es "sacar" todo de nuestra psique y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenaje para entonces procesarlos. Tras el procesamiento, todos y cada uno de los "cubos" deberían vaciarse por lo menos una vez a la semana.


Cuando estés procesando tu "cubo", deberías continuar rigurosamente este orden:



  • Empezar siempre y en toda circunstancia por el principio
  • No procesar más de un factor al unísono.
  • No mandar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.
  • Si un factor precisa de una acción para ser realizado:


  • Si lleva menos de 2 minutos, hazlo.
  • Si no es tu labor, delégalo apropiadamente.
  • Posponlo.


  • Si un factor no requiere una acción,


  • Archívalo como referencia.
  • Deséchalo si no es procedente.
  • Déjalo en cuarentena si no puedes realizarlo en ese instante.


  • Si no lo puedes delegar apropiadamente, notifica que está para comprobarlo por el área correspondiente

Regla de los 2 minutos: "Si una labor requiere menos de 2 minutos, hazla de manera inmediata". "2 minutos" es una cantidad orientativa, estimando que ese es asimismo más o menos el tiempo que en todo caso habría que invertir para postergarla.


Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes utilizar para sostener un seguimiento de los elementos que aguardan ser atendidos:



  • Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es preciso tomar para realizarlo. Por servirnos de un ejemplo, si el factor significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción próxima puede ser "Redactar a Fred para reunirnos unos minutos" o bien 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o bien algo similar. Si bien puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para llenar un jalón, siempre y en todo momento va a haber algo que precises hacer primero y habría de ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferentemente, estas se van a guardar por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por teléfono', o bien 'en la tienda'.


  • Proyectos - toda labor inacabada (que Allen llama open loop 'bucle abierto') en tu vida o bien trabajo que requiere más de una acción para ser efectuada se considera un 'proyecto'. Estas acciones han de ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
Ejemplo de un diagrama de flujo para procesar y organizar

  • En espera - cuando has encargado una acción en alguien o bien estás aguardando un acontecimiento externo ya antes de proseguir trabajando en un proyecto ha de ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para poder ver si hay alguna acción conveniente o bien existe algún recordatorio que necesite ser mandado.
  • Algún día/Quizá - se trata de cosas que deseas hacer mas hoy día no es posible. Algún ejemplo podría ser 'aprender Chino' o bien 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'.

Un calendario asimismo es algo esencial para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; no obstante, Allen aconseja particularmente que el calendario se reserve para lo que llama "paisaje erial" (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo concreto, o bien asambleas y citas que han sido fijados en un instante particularmente. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.


La clave terminante de la organización conforme GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done asevera que un sistema recordatorio ha de ser simple, simple y afable. Puede ser, aun, un pedazo de papel, si precisas guardar referencias, deberías tener un fichero dedicado para esto y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que sostengas un solo sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan veloz y simple como resulte posible el hecho de guardar y buscar la información que precisas.


Las listas de acciones y recordatorios van a ser totalmente inútiles si no las examinamos cuando menos a diario o bien toda vez que tengamos un instante libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un instante particularmente, se debe decidir cuál es el factor más esencial que ha de ser llevado a cabo en ese instante y hacerlo. Si te domina la dejadez, es posible que acabes siempre y en todo momento las labores simples y dejes sin hacer las bastante difíciles. Para solucionar esto, debes elegir la acción conforme el orden en el que están contenidas en las listas como las procesaste desde la bandeja de entrada.


La disciplina GTD requiere que se examinen cuando menos semana a semana todas y cada una de las acciones señaladas, proyectos y también ítems “en espera”, asegurándose de que todas y cada una de las labores nuevas o bien acontecimientos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de un archivo de carpetitas colgantes con las labores y proyectos más señalados.


Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos bastante tiempo en organizar las labores en vez de hacerlas. David Allen asevera que si facilitas el proceso de organización, vas a estar menos predispuesto a la dejadez o bien a la saturación con un elevado número de labores abiertas.


Un dispositivo que David Allen sugiere es el "fichero de recordatorios" para organizar tus papeles (asimismo conocidos como '43 folders' o bien '43 carpetas'). 12 carpetitas se emplean para representar cada mes y treinta y uno carpetitas auxiliares que se emplean para representar cada uno de ellos de los días del mes. Las carpetitas son puestas para asistirte a rememorar que actividades hacer un día concreto. Día tras día abres la carpetita pertinente al día actual. Vacías la carpetita y la pones en el mes siguiente. Este género de orden te deja archivar recordatorios de una forma muy simple y cómodo. Por servirnos de un ejemplo, si tienes un concierto el día doce del mes en curso, pones los recordatorios en la carpetita pertinente y cuando llegue dicho día te los hallarás. Otra alternativa es la de poner el papel unos días ya antes del concierto, para recordarte alguna acción que se deba hacer anteriormente al concierto, como adquirir las entradas o bien charlar con un amigo para ir con él a dicho acontecimiento.

Detalle de '43 Folders'

Es muy recomendable asimismo, para aquellas actividades que dependan de otras personas, el registrar sobre el papel cada data en que se ha efectuado el seguimiento, y qué ha ocurrido en todos y cada una de ellas con la intención de tener un historial que respalde el cumplimiento por la parte de esa otra persona, la actividad requerida.


Otro sistema es usar las Labores de Google donde pueden establecerse diferentes categorías o bien contextos y en cada categoría se apuntan los temas pendientes, por ejemplo: "hacer en casa, oficina, centro urbe, computador". Día a día imprimes las notas en papel y escribes sobre este listado, y de noche actualizas en el servicio la información compendiada.


Existen además de esto otras implementaciones para emplear como Getting Things GNOME![1]? del ambiente de escritorio GNOME.


Getting Things Done es asimismo el título de otros 2 libros de administración del tiempo (ISBN 0-quinientos cincuenta y tres-veinticinco mil ochocientos cuarenta y ocho-seis) de Edwin C. Bliss and Malcolm Hancock, mil novecientos setenta y seis, y (ISBN 0-siete mil ciento ochenta y uno-dos mil ochocientos cuarenta y dos-siete) de Roger Black, mil novecientos noventa. Percy Redfern Creed asimismo escribió un libro con este título en mil novecientos cuarenta y seis.


En dos mil cinco la gaceta Wired llamó GTD como: "Un nuevo culto a la era de la información",[2]? describiendo su entusiasmo por esta metodología entre Information Technology y knowledge workers como un género de cult following. Las ideas de Allen han sido popularizadas asimismo mediante internet, singularmente vía weblogs. Ciertos seguidores de GTD defienden una forma de manejo -o bien administración- propia -o bien personal- llamada 'volver-a-lo-básico', y están contra las soluciones hiper-tecnificadas y, en cambio, en favor de herramientas simples y económicas como las Hipster PDA o bien aun el bloc de notas Moleskine. No obstante, el propio David Allen es un feliz usuario del PalmPDA. (en su lista de preguntas usuales)[3]? afirma que emplea el programa que el aparato lleva consigo, y registra los "acontecimientos del día" en papel para su procesamiento siguiente.


En dos mil cinco, Ben Hammersley entrevistó a David Allen para The Guardian, en un artículo denominado: Conoce al hombre que puede traer el orden al cosmos,[4]? diciendo "Para mí, teniendo presente que centenares de miles de personas a lo largo y ancho del planeta prestaron el libro a sus amigos con fuego en los ojos, las ideas de Allen no representan un cambio pequeño en lo más mínimo."


En dos mil siete Time Magazine llamó a Getting Things Done el libro de autoayuda para su tiempo,[5]? mencionando a que las nociones de GTD son seguidas por un enorme conjunto de seguidores y no por un solo nicho de fervientes entusiastas.


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